KSEF - czyli krajowy system e-faktur, na co musimy się przygotować?
Krajowy System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca.
KSeF będzie obowiązkowy:
- od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (którzy w roku 2024 przekroczyli 200 mln złotych obrotów),
- od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów.
Znikną faktury papierowe. Warto jednak podkreślić, że z obowiązku fakturowania KSeF zostaną wyłączone m.in.:
- faktury konsumenckie (tzw. B2C);
- bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,
- faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.
Proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF składa się z następujących kroków:
- Przygotowanie merytoryczne faktury. Obejmuje to określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy faktury, takich jak nazwa i adres nabywcy, dane sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwota netto, stawka podatku VAT, kwota podatku VAT i kwota brutto.
- Przygotowanie techniczne faktury. Polega na utworzeniu pliku XML zawierającego dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF.
- Autoryzacja użytkownika w KSeF. Użytkownik, który ma wystawiać faktury w KSeF, musi posiadać uprawnienia do tego.
- Wysłanie faktury do KSeF - nadanie jej numeru.
- Walidacja faktury i jej przyjęcie (bądź nie) do KSeF. Po wysłaniu faktury do KSeF zostanie ona zweryfikowana pod względem poprawności formatu i zawartości. Jeśli faktura jest poprawna, zostanie przyjęta do KSeF i nadany jej zostanie numer referencyjny.
- Nadanie numeru referencyjnego. Numer referencyjny jest unikalnym identyfikatorem faktury w KSeF. Numer referencyjny można wykorzystać do wyszukiwania faktury w KSeF.
Warto zatem zaopatrzyć się w program do fakturowania, który jest zintegrowany z KSEF. To ułatwi proces wystawiania faktur, ponieważ taki program będzie posiadał przystępny i intuicyjny interfejs - na pewno łatwiej będzie wystawić fakturę tam, niż w docelowym systemie KSEF, taki program wyśle tam faktury do KSEF za nas.
Państwa faktury zakupowe / kosztowe w pewnej części będą już znajdowały się w KSEF od 2 lutego 2026r. Aby mogli Państwo kontrolować swoje koszty, będzie należało posiadać konto oraz certifikat w KSEF, gdzie będzie można zobaczyć swoje faktury, natomiast nadanie upoważnienia/certyfikatu dla Biura Rachunkowego umożliwi ściągnięcie ich do naszego Portalu Dokumentów, gdzie będą widzieli Państwo jak te koszty/zakupy zostały zakwalifikowane.
Najważniejszą i pierwszą rzeczą na jakiej należy się teraz skupić to zorientowanie się jaki program do fakturowania byłby dla Państwa najodpowiedniejszy.
O dalszych koniecznych krokach będziemy informować Państwa na bieżąco.